Un rapport d’étonnement vise à apporter un regard neuf sur une entreprise. Voici comment appréhender cette étape.
C’est bien connu, la première impression est généralement la bonne. Ainsi, de plus en plus d’entreprises demandent à leurs nouveaux employés de fournir des rapports d’étonnement. L’objectif est de recueillir les retours des nouveaux collaborateurs sur leurs sentiments vis-à-vis de l’entreprise, leur arrivée, leur intégration, l’ambiance et leur environnement de travail. Votre nouvel employeur souhaite que vous fassiez un rapport surprise. Votre employeur vous demande un rapport d’étonnement. Mais qu’est-ce qui se cache sous ce nom étrange et à quoi ça sert ? Nous vous révélons tous ce qu’il faut savoir sur ce sujet.
Que signifie vraiment un rapport d’étonnement et quel est son but ?
Le rapport d’étonnement est souvent utilisé en grande distribution, c’est un document confidentiel qui peut être rempli par l’entreprise à l’usage des nouveaux arrivants, qu’ils soient stagiaires ou salariés. Une fois celui-ci rempli, il sera communiqué aux supérieurs hiérarchiques et aux ressources humaines. Vous pouvez également utiliser cet outil lors de l’affectation d’employés à de nouvelles fonctions ou de nouveaux projets.
Ainsi, le rapport d’étonnement est un outil de management ayant pour principal but de :
- Repérer des dysfonctionnements afin de les améliorer ;
- Découvrir les forces et les faiblesses de l’organisation ;
- Recueillir de nouvelles idées ;
- Donner la possibilité d’exprimer son ressenti et créer un lien de confiance.
Le rapport sera utilisé pour améliorer la gestion de l’entreprise avec un nouveau regard, qui est la vision la plus franche sur les opérations de l’entreprise. Il y a donc de nombreux avantages, autant pour l’entreprise de distribution que pour son nouveau venu. Le rapport d’étonnement signifie, pour l’entreprise : une source de propositions d’améliorations à tous les niveaux, une bonne identification de ses points faibles, une meilleure intégration de la nouvelle recrue et une identification efficace des éventuels problèmes de communication. Mais ce n’est pas tout.
Ce rapport apporte aussi beaucoup de bienfaits au nouvel employé. Il lui permet de comprendre plus rapidement l’entreprise, de s’intégrer plus facilement, de participer à l’évolution de l’enseigne, d’avoir une occasion de faire remonter ses critiques positives et d’être plus valorisé, écouté et considéré au sein de son nouvel environnement de travail.
Le rapport d’étonnement : pour qui et quand ?
Le rapport d’étonnement, également appelé note d’observation critique, convient à toutes les personnes intéressées par l’évaluation des nouveaux arrivants, que ce soit un stagiaire ou salarié en contrat à durée déterminée ou indéterminée, pour évaluer les capacités organisationnelles internes de l’entreprise ou l’on-boarding, c’est-à-dire l’intégration de nouveaux membres au sein de l’entreprise. Il est principalement utilisé par les managers directs des salariés, mais peut également intéresser les directions des ressources humaines ou les directeurs généraux.
En ce qui concerne la durée de ces observations, on se met d’accord avec le nouvel employé. Le rapport d’étonnement doit idéalement conclure une période d’observation d’environ 3 mois après l’arrivée d’un salarié ou du stagiaire. Le but de ce rapport étant de se faire une première impression de l’entreprise, il est préférable de le faire le plus tôt possible avant qu’ils ne soient habitués et avant d’avoir d’autres opinions. Pour qu’il y ait encore « étonnement », il ne faut pas trop attendre car plus tard, c’est le formatage assuré.
Comment créer une critique positive et constructive ?
En prenant en compte que l’objectif du rapport d’étonnement est pour l’entreprise de récolter un avis constructif sur son enseigne et pour le nouveau salarié d’émettre cette critique positive, il faut avant tout montrer une solution pour chaque problème observé.
Si vous vous demandez, en tant que salarié, quelle méthode utiliser pour récupérer vos informations, sachez que plusieurs sources sont possibles. Bien sûr, vous allez vous baser sur vos observations. Mais vous pouvez, dans un second temps, demander à vos collègues directs et aux autres services leur avis. Dans ce cas, vous devez énoncer de manière transparente le but du problème rencontré. Vous n’êtes pas là pour faire un rapport d’audit, mais bien d’étonnement, alors prenez des notes pendant que vous recueillez les informations nécessaires. Sinon, il sera difficile de collecter objectivement vos souvenirs.
Mais quelle forme utiliser ?
Il n’existe pas de présentation ou de questions types au rapport d’étonnement. Il peut s’agir d’un document d’une page ou de plusieurs pages et il peut couvrir de nombreux sujets différents. Il a juste besoin d’être structuré et organisé. Il doit d’abord contenir ses objectifs, puis indiquer les informations sur le salarié (nom, prénom, titre du poste, date d’entrée, secteur), puis terminer par les questions qui sont regroupées en différentes parties s’il y en a beaucoup.
Dans certaines entreprises, les nouveaux employés peuvent être interrogés de manière informelle. Dans d’autres cas, la consultation peut prendre la forme d’un grand oral. Mais dans la plupart des cas, vous devrez envoyer un rapport écrit par e-mail ou remplir un formulaire d’enquête en ligne préparé par les Ressources Humaines de votre enseigne. Par ailleurs, si la forme est libre, rédigez un écrit de 2, 3 pages maximum dans lequel vous dites tout ce qui vous étonne, que vous observez, qui fonctionne, qui semble dysfonctionner ou les choses que vous ne comprenez et ce que vous suggérez pour améliorer son fonctionnement.
En outre, de nombreux rapports d’étonnement possèdent la même forme. Il se compose ainsi de trois grandes parties. Premièrement, la partie recrutement qui contient ce que le salarié a pensé du processus de recrutement et combien de temps a duré celui-ci . Ensuite, la deuxième partie est l’intégration qui se compose de l’avis du salarié sur son jour d’arrivée, l’équipe, le matériel et les locaux. Et pour finir, la partie sur la portée du poste et l’organisation avec tout ce qui a étonné, surpris, ce que qui a été appris et les suggestions et points à améliorer.
Bonus : dernier petit conseil
Un rapport d’étonnement ne doit nommer absolument personne. Il ne faut juger aucun dysfonctionnement. Après seulement trois mois, personne ne comprendra que vous ayez la légitimité de critiquer le système existant de manière négative. Par conséquent, sur les questions difficiles, il est nécessaire de prendre des pincettes. Insistez sur le fait que vous ne comprenez pas la situation. Par conséquent, cela semblera plus intelligent.
