« Je préfère les commandes manuelles » : la réappro automatique a-t-elle perdu de son charme (?)

En magasin, les commandes en rayon passent quasi essentiellement par un logiciel de réapprovisionnement automatique. Installés depuis plusieurs années, les logiciels qu'on appelle Mercalys, Mobilys, Ulys, ont révolutionné le travail en magasin et les fastidieuses commandes manuelles.

Pour autant, malgré le gain de temps avancé par ces solutions, celles-ci peinent encore à convaincre quelques réfractaires de l'ancienne école. Décryptage d'une solution qui doit encore faire ses preuves pour faciliter la vie des points de vente.

C'est quoi le réapprovisionnement automatique

Tout d'abord, les commandes en réapprovisionnement automatique sont guidées par des logiciels internes aux magasins. Connectés aux stocks, ils permettent de passer commande auprès de la centrale d'achat.

Ces logiciels de réappro automatique calculent les besoins en marchandises à partir de nombreux critères, comme :

• le stock minimum ;
• le stock de sécurité défini à partir du facing et de la quantité présente en rayon ;
• les stocks disponibles ;
• les promos en cours ;
• les ventes estimées ;
• etc...

Ces dernières années, les enseignes ont toutes opté pour ce système de commande à un flux tendu afin de limiter le stock et de commander l'essentiel (ndlr: une commande s'exécute suite à l’atteinte du stock minimum).

Les avantages de la réappro automatique

La réappro automatique séduit sur de nombreux points. Gain de temps, visualisation rapide des stocks, elle présente de nombreux avantages :

• Visualisation des stocks en temps réel et calcul de la rotation des stocks ;
• Calcul précis des besoins en marchandises ;
• Ajustements des besoins en marchandises selon la saisonnalité ;
• Prévention des ruptures de stock, amélioration de l'expérience client ;
• Réduction du surstock potentiel ;
• Gain de temps

Les inconvénients de la réappro automatique

Cela dit, la réappro automatique ne peut fonctionner sans intervention humaine. Elle présente aussi quelques inconvénients.

• Formation des équipes ;
• Nombreux paramétrages à effectuer régulièrement ;
• Mise à jour régulière des stocks pour ne pas fausser les commandes ;

À cela, le logiciel peut devenir complexe en cas de :

• délotage, dont la pratique a tendance à fausser les quantités en stock ;
• des changements d'EAN de la part des industriels : selon qu'il s'agisse du permanent ou de la promo, les codes barres peuvent varier afin de ne pas influencer les commandes en rayon. Ce changement peut nécessiter un rattachement à faire manuellement ;

« La base des commandes automatiques c'est les stocks, si les stocks ne sont pas bons, la commande ne sera automatiquement pas bonne ».

La nécessité d'avoir des stocks précis

« Faut avouer que nos logiciels sont encore archaïques, surtout au niveau des interfaces », reconnait ici un manager qui utilise le même logiciel depuis son entrée il y a 10 ans en magasin, « certains outils mériteraient une petite mise à jour pour s'adapter à nos organisations actuelles », assure-t-il.

Comme lui, la réappro automatique montre ses limites : « bien sûr, elle fait 90% du travail, mais si on n’entretient pas la machine ça peut vite partir en c****** », sourit un manager.

Pour optimiser l'outil, les professionnels insistent sur de nombreux points :

• Relever chaque jour des ruptures en rayon : « chez nous, chaque gestionnaire a pour consigne de faire un relevé par semaine. C'est chronophage sur le moment, mais ce sera toujours moins chronophage que de gérer les conséquences d'un surstock », précise ici un manager ;
• Vérifier constamment les stocks minimums et/ou de présentation (par définition, c'est le minimum de marchandises souhaité en rayon avant le déclenchement d'une commande) ;
• Contrôle des stocks régulièrement : « sur le rayon sec où on a deux inventaires par an, ça ne suffit pas, il faut faire des mises à jour quasiment toutes les semaines », reconnait ici un gestionnaire de rayon ;
• Contrôle des livraisons : « ça peut arriver que des palettes ne soient pas livrées, mais que les stocks soit compté », souligne ici, « on essaie d'être vigilant sur des retards de livraisons », explique ici un employé ;
• Définition des jours de commande afin « d'optimiser les flux entrants en fonction des équipes disponibles », explique ici ce manager, « on va éviter par exemple de recevoir de gros volumes le lundi pour avoir le temps de mettre la promo », poursuit-il.

La réappro automatique reste essentielle quand elle est bien maitrisée : « chez nous notre mot d'ordre c'est "rayon plein, réserve quasi vide", à l'exception des 20/80 qu'on s'autorise à stocker », explique ici ce manager dont le magasin est livré 3 à 4 fois par semaine.

« Faire confiance à l’automatique mais ajuster en manuel » : la réappro automatique a encore ses limites

Pour  d'autres, la réappro automatique montre ses limites : « d'une, y'a un besoin de formation », regrette ce manager, « le problème de fond c'est le turnover ou les changements en interne, comment voulez-vous que les rayons soient clean quand les équipes restent parfois 2-3 mois sur le rayon avant d'aller au frais ou dépanner au bazar ? », s'interroge-t-il. 

Parfois, ça reste important de passer par des commandes manuelles. C'est le cas notamment pour les nouveautés : « avant que le logiciel soit fiable sur les nouveautés, il faut attendre quelques semaines. Nous on est vigilant sur les nouveautés, dès fois il faut quelques jours avant les premières ventes, et puis il y a les publicités télé et là ça explose. J'avoue on le fait parfois à l'instinct en prenant des risques sur la casse ».

Pour d'autres, le plus difficile c'est de trouver l'équilibre entre le stock permanent et le stock promo : « on a la capacité de bloquer des stocks de produits permanents pour écouler du stock promo par exemple. Le paramétrage n'est pas dur, mais faut avoir une vue d'ensemble sur ses stocks pour le faire. Si on n'a pas l'info, le logiciel n'en tient pas compte et on peut vite stocker inutilement ».

Autre souci signalé, certains logiciels de réappro se base sur les ventes à n-1 pour définir les volumes à commandes. Sauf que « si on a eu une promo l'année dernière et pas cette année, les besoins peuvent changer », regrette ce manager.

Dans tous les cas, « c’est l’humain qui l’emporte », affirme un manager, « il y aura toujours un besoin d’ajuster en manuel car la technologie ne voit pas tout ».