Comment mieux gérer ses stocks (+ quelques conseils pour les maitriser)

Le stock est surtout la clé de voûte d'une bonne gestion au sein d’un point de vente. Alors il est crucial d’apprendre à bien le gérer. Voici quelques clés pour y arriver.

Votre stock est le pouls qui va donner l’état de santé de votre commerce. Il peut être la manifestation de plusieurs maux au sein de votre structure.

Voici plusieurs exemples :

Un stock limité (flux tendu) permet d’éviter l’immobilité du capital mais augmente le risque de rupture ;
Un stock trop important, c’est non seulement de l’argent qui dort en réserve mais cela se traduit aussi par des réserves inaccessibles dans lesquelles il sera difficile de trouver sa marchandise sans parler des difficultés que nous aurons à recompter un stock pour nous assurer qu’il correspond bien au stock théorique ;
Un mauvais stock devra être écoulé. Nous devrons mettre en place des actions promotionnelles voire le mettre en solde et cela se traduira nécessairement par une perte de rentabilité.

💡

Article co-écrit avec Philippe Rovira, ex-cadre et actuellement formateur spécialisé en grande distribution. Notre catalogue de formations.

Pour quelles raisons est-il parfois nécessaire de se stocker ?

Il existe des bonnes mais aussi des mauvaises raisons pour se stocker. En voici quelques exemples :

Le magasin est parfois confronté à des quantités minimales de commande (que cela soit du fait du conditionnement ou du Franco du fournisseur) qui contraignent à commander une quantité importante de marchandise ;
Dans le cadre d’, il peut arriver de stocker fortement. En effet, afin de bénéficier de conditions d’achat avantageuses, le magasin peut volontairement “couvrir” pour plusieurs mois de vente ;
Dans un objectif d’abaisser le taux de rupture, le magasin peut décider d’augmenter les stocks de sécurité et ainsi générer du stock. Cela nous permettra également d’absorber des variations de ventes qui peuvent parfois s’avérer importantes (saisonnalité, publicité externe du produit, association, etc…) ;
Le magasin peut également décider de stocker dans le cadre de délais de livraisons longs et/ou incertains du fournisseur. En effet, plus le délais de livraison est long, plus le point de vente est contraints de stocker. De plus si les retards de livraison sont fréquents et pire s’ils sont importants, ce dernier aura suffisamment de stock pour absorber les ventes en attendant que la prochaine livraison rentre ;
Le magasin peut également décider de stocker pour anticiper certains événements (comme par exemple des grèves, une fermeture annuelle de notre fournisseur, une rupture annoncée sur une matière ou un produit, etc…) ;
Lorsque malheureusement le stock n’est pas fiable (lorsqu’il existe une différence entre le stock physique et le stock théorique), et que le magasin n'a pas les moyens de le fiabiliser, avoir du stock évite de tomber en rupture. En effet, augmenter les commandes et/ou le stock de sécurité permet d’éviter de tomber en rupture car, malgré un stock faux, l’outil informatique continuera à commander ;
Il est également nécessaire de se stocker lorsque le magasin n'a pas d’historique de vente (les nouveautés par exemple) ou lorsque l’historique de vente manque de fiabilité.

Quels sont les coûts générés par les stocks ?

Les frais financiers : le stock c’est de l’argent immobilisé dans les réserves. Et plus la valeur des pièces stockées est importante, plus cette problématique est grave. Notons également que si le magasin ne parvient pas à vendre la marchandise avant l’échéance des factures de nos fournisseurs, celui-ci peut être confrontés à des problèmes de trésorerie ;
Les frais de magasinage : il s’agit de l’ensemble des frais liés au fait de se stocker : les salaires des personnes qui gèrent ce stock, le coût des appareils de manutention, les charges locatives et d’exploitation du bâtiment, etc…
Les frais de casse et de dépréciation : Plus le stock est important, plus le risque de “casser” et de déprécier notre marchandise sera élevé. Il s’agit donc de l’ensemble des coûts liés à la perte de valeur des produits stockés ;
Les frais de pénurie de stock : il s’agit de l’ensemble des coûts liés à la rupture de stock : perte de CA, baisse du panier moyen, détérioration de l’image du point de vente, perte du client, etc…

Les différents types de flux de marchandise dans le point de vente et leur optimisation

Une bonne maîtrise du stock, c’est avant tout une logistique maîtrisée. Car plusieurs types de flux traversent le point de vente. Voici comment les optimiser afin de mieux gérer notre stock :

Les flux amont (ceux venant de nos fournisseurs et de notre centrale d’achat) : le magasin peut malheureusement être confrontés à de nombreuses anomalies à ce stade : retard de livraison, rupture de produit, produits manquants, inversions, etc… Et toutes ces anomalies vont avoir des conséquences directes sur la qualité de notre stock et sur notre exploitation. Il est nécessaire par conséquent de fiabiliser ses achats mais aussi nos partenaires amont. Et pour ce faire, il s'agit de contrôler ses livraisons (ou à minima faire des sondages). Le magasin peut également pénaliser ses fournisseurs directs si les retards sont fréquents et/ou si le manque de fiabilité dans la préparation des commandes est récurrent (la loi est en train d’évoluer à ce sujet, il faudra être vigilant de s’y conformer). Il convient aussi de sourcer de nouveaux fournisseurs afin d’écarter ceux qui ne sont pas fiables (si toutefois le coût de transfert n’est pas important) ;
Les flux internes : il s’agit de l’ensemble des flux de marchandises qui se font dans le point de vente et les réserves. L’objectif étant de les optimiser au maximum afin d’éviter de perdre du temps. Plusieurs enseignes font des tests pour essayer de mieux les maîtriser (le fait que cela soit une équipe dédiée qui roule les palettes et qu’une autre équipe ne s’occupe que de la mise en rayon et ne se déplace pas). Il est également possible faire en sorte de revoir l'organisation des réserves pour les rendre plus fonctionnelles et plus proches des rayons concernés. Aussi, il convient d'être vigilant dans l’organisation de la mise en rayon et du retour du reliquat pour éviter perte de temps et déplacements inutiles ;
Les flux générés par les clients : il s’agit du flux des produits entre les rayons et la caisse. L’objectif étant de faciliter au maximum l’acte d’achat (à l’aide par exemple d’un bon merchandising mais aussi d’une politique anti rupture) et faire en sorte que l’encaissement se fasse dans les meilleures conditions afin de favoriser l’expérience d’achat (gestion de la relation client, gestion des retours, etc…).
Les flux d’information (RAO et dats) : il est indispensable de fiabiliser l’ensemble des données pour que notamment notre RAO fonctionne correctement. Cela peut se traduire par exemple par une fiabilisation des stocks à l’aide d’inventaires tournants, le fait de mettre à jour les stocks de présentation dès que nous procédons à une réimplantation, ou encore le fait d’écarter de l’historique de vente du produit permanent une vente saisonnière ou promotionnelle.

Maîtriser ses achats pour optimiser la gestion de son stock

Bien acheter contribuera amplement à améliorer la gestion de son stock. Lorsqu'un magasin achète de la marchandise, il est indispensable de prendre en compte un certain nombre de paramètres : le poids du jour dans la semaine, le poids de la semaine dans le mois, la saisonnalité, les dynamiques promotionnelles, les tendances de consommation, etc…

Comprendre le taux de destruction des commandes permanentes et promotionnelles

Il faut veiller à ce que le “taux de destruction” de notre livraison de produits permanents soit optimisé. Le taux de destruction correspond aux colis qui sont rentrés dans les rayons. Donc plus le taux de destruction est élevé, moins il y aura de reliquat à traiter (et donc moins de marchandises à rouler en réserve). Si le RAO est bien paramétré, en veille de livraison vous ne devriez plus avoir de stock en réserve et la livraison devrait rentrer massivement en rayon. On estime que pour toute livraison en A pour B, un bon taux de destruction est de 80% Les 20% qui reste correspondent aux fortes rotations (le rayon ne pouvant pas absorber un stock trop important), qu’il faudra ressortir le lendemain pour réassortir de nouveau le linéaire en attendant la livraison suivante.

Pour les promotions, on parle également de taux de destruction. Au terme de la promotion, nous allons analyser ce qui a été vendu par rapport à ce qui a été commandé. Plus la “destruction” de la commande a été forte, mieux c’est (surtout pour les rayons frais) sauf si vous avez volontairement stockés dans le cadre d’une opportunité commerciale (un prix d’achat très bas, possibilité de déloter). Attention toutefois, car un taux de destruction trop fort (supérieur à 90%) ne serait pas une bonne chose car vous manqueriez de volumes sur les derniers jours pour maintenir une mise en avant massifiée et théâtralisée. A l’inverse, un taux de revente que de 50% (s’il ne s’agit pas d’une commande stratégique) signifierait un stock d’invendus importants avec tous les inconvénients qui vont avec (casse, dépréciation, encombrement des réserves, etc…)

Comment fiabiliser ses achats ?

Voici les points incontournables pour fiabiliser ses achats :

Maitriser le RAO et fiabiliser les données qui l’alimentent;
Contrôler ses commandes;
Connaître et travailler l’historique de vente
Connaître et anticiper la saisonnalité de ses produits;
Adapter ses achats promotionnels en fonction du POS (Plan d’Occupation des Sols)
Bien choisir ses fournisseurs;
Adapter son merchandising (il est nécessaire de calibrer les facings des produits en fonction du potentiel de ventes journalières de la référence concernée).

Comment bien gérer son stock ?

Voici quelques clés complémentaires qui vous permettront d’optimiser la gestion de votre stock :

Le manager doit connaître la valeur de son stock ainsi que son taux de rotation et de couverture.

La valeur du stock : Le manager doit connaître la valeur de son stock et ainsi savoir si, dans un contexte donné, cette valeur est cohérente ou anormale.

Le taux de rotation : C’est le nombre de fois qu’un stock se renouvelle sur une période donnée. Plus le taux de rotation est élevé, mieux c’est car cela signifie que le stock est sain et maîtrisé.

La formule de calcul est la suivante :

Taux de rotation = CA / Stock moyen

La couverture du stock (en jour) / le nombre de jours de la période de référence.

Le taux de couverture : Il correspond au nombre de jours de vente que le stock actuel peut absorber sans un quelconque achat additionnel. Plus le nombre de jours de couverture est important, moins bien c’est car cela signifie que nous avons beaucoup de stock.

La formule de calcul est la suivante :

Taux de couverture = (Stock moyen / par le CA) x 365 jours

(Montant du stock en euros / par le CA) x par le nombre de jours de la période de référence

Identifier les stocks dormants

Dans le cadre de l’analyse des stocks dormants, on distingue deux types de stocks :

les stocks dits “à risque”: il s’agit les références qui ont un stock élevé avec une faible consommation
les stocks dits “morts” : il s’agit des références qui n’ont aucune rotation sur une période significative de vente

Une fois identifiés, des solutions de déstockage doivent être identifiées.

Cette analyse des stocks dormants doit également permettre de comprendre les mécanismes qui les ont générés. Cela nous permettra alors de définir des actions correctives pour y remédier et éviter qu’ils se reconstituent.

La segmentation du stock

Dans votre assortiment, vous avez des produits/familles qui jouent un rôle plus important que les autres dans la création de valeur (ceux sont les 20-80). Il est donc nécessaire de les identifier afin de mettre en place des actions spécifiques :

Suivre les articles stratégiques de manière plus précise et approfondies : par exemple éviter de tomber en rupture sur ces articles ;
Mettre en place des inventaires tournants fréquents sur ces produits/familles afin de fiabiliser en permanence leurs stock théoriques : pour éviter que le RAO dysfonctionne ;
Définir une politique de stockage cohérente : stocker les produits de fortes rotations au sol et à proximité des issues alors que les références de faibles rotations pourront être entreposées en hauteur et au fond des espaces de stockage ;
Définir des politiques de gestion et des règles de calcul des paramètres de stock : stock de sécurité et de présentation plus élevés, volumes de commande plus élevées afin de faciliter notre négociation, etc…

Bien gérer les ruptures

3 actions doivent être mises en place :

Identifier et quantifier les ruptures au travers de relevés effectués sur PDA plusieurs fois par semaine;
Faire de la rupture un objectif prioritaire (aborder régulièrement avec les équipes ce sujet afin que les collaborateurs(trice) aient les bons réflexes);
Élaborer un tableau de bord qui vous permettra de piloter le taux de rupture mais aussi qui vous servira de support pour toute communication (avec votre direction et vos équipes)

Comprendre pour mieux gérer le sur-stock

Voici les principales causes génératrices de sur-stock :

Une quantité de commande (c’est-à-dire le minimum de commande) trop important : si vous ne souhaitez pas commander cette référence, vous serez contraints de la commander par palette ou box par exemple ;
Un stock de présentation et/ou un stock de sécurité trop élevé ;
L’existence d’un stock stratégique (opportunité sur un achat, stockage d’une référence annoncée prochainement en rupture, etc…) b;
Présence d’un stock dormant ;
Une incertitude chronique en termes de prévisions de vente ;

Quelques informations sur l’inventaire

Quel est l’utilité d’un inventaire ?

L’inventaire va nous permettre de :

Remettre les stock faux à jour (ce qui est capital lorsque nous sommes en RAO)
Valoriser la démarque inconnue
Calculer notre marge
Faire du rangement, du tri et du nettoyage dans les réserves

Quelles fréquences pour nos inventaires ?

Généralement on observe les rythmes suivants (mais cela peut varier en fonction des enseignes et des points de vente) :

Inventaire mensuel pour les rayons frais traditionnels
Inventaire trimestriel pour le rayon frais libre service
Inventaire semestriel pour le PGC et le non alimentaire

L’inventaire peut être géré par les équipes du magasin (souvent appuyées par des intérimaires) mais il peut également être externalisé (une entreprise extérieure spécialisée se chargent d'inventorier le point de vente)

Comprendre L’écart entre le stock théorique et le stock physique

La fiabilité du stock (et donc sa bonne gestion) se mesure avec l’indicateur suivant :

Taux d’écart de stock = somme valeur des écarts de stock / montant valeur du stock inventorié

Ce taux doit être le plus bas possible. S’il est trop élevé, cela signifie une mauvaise gestion du stock et il sera par conséquent nécessaire de contrôler encore plus fréquemment notre stock (en augmentant par exemple le nombre d’inventaires sur l’exercice).